Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie, niet alleen de ambtelijke organisatie, maar ook de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner en transparant is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Personeel
Urk groeit en heeft veel ambities. De ambtelijke organisatie moet meegroeien om de dienstverlening aan de inwoners en bedrijven op het goede niveau voort te zetten en de ambities te realiseren. Dit betekent dat de komende jaren moet worden geïnvesteerd in onze organisatie. De organisatie moet niet alleen kwantitatief, maar ook kwalitatief op orde zijn en blijven.
Als gevolg van de ambities en krappe arbeidsmarkt is het moeilijk om goed gekwalificeerd personeel aan te trekken. Hierdoor wordt veel extern personeel ingehuurd. Dit heeft niet alleen een negatief effect op de uitgaven, maar ook op de opbouw en continuïteit van de organisatie. We werken aan beleid om de inhuur zoveel mogelijk terug te dringen en beheersbaar te houden. Voor het aantrekken van vast personeel is een versterking van het imago van Urk en een goede arbeidsmarktcommunicatie nodig. In 2023 stelt het MT een strategische personeelsplanning op.

Versterking organisatie
Op meerdere onderdelen is versterking nodig om de ambities en lopende zaken te realiseren en te beheren. Voor een aantal beleidsterreinen is het afgelopen jaar de formatie versterkt. Maar ook op andere beleidsvelden is de capaciteit te beperkt om het huidige beleid de komende jaren te continueren. In deze begroting 2023 worden voorstellen gedaan voor het structureel versterken van deze beleidsvelden (zie programma’s).

Arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt is krap en het is moeilijk om aan nieuw personeel te komen. Op dit moment zijn er binnen de organisatie veel vacatures als gevolg van verloop, uitbreiding en benodigde tijdelijke inhuur. Dit heeft in eerste instantie gevolgen voor de kosten van werving en selectie. Daarbij vraagt dit om een aanpassing van onze arbeidsmarktcommunicatie en werving- en selectiebeleid. Op de langere termijn kan dit ook gevolgen hebben voor het loongebouw. Naast de extra kosten leidt de krappe arbeidsmarkt ook tot veel extra inzet van ons zittende personeel. Met minder mensen moeten de werkzaamheden worden uitgevoerd. De druk op de organisatie neemt hierdoor toe.

Opleiding
Het is belangrijk dat ons personeel zich blijft ontwikkelen om de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen op peil te houden. Dit vraagt van de medewerkers dat zij zich ook moeten blijven ontwikkelen. Om scholing en opleiding voor onze medewerkers op peil te houden, starten we de UrkAcademy.

Huisvesting
In 2022 is gestart met het opstellen van een plan voor een toekomstbestendige huisvesting. Op korte termijn kan dit binnen de beschikbare ruimte. Op langere termijn - bij verdere groei van de organisatie -wordt de ruimte te krap. De mogelijkheden voor meer ruimte in de toekomst worden onderzocht.

Informatievoorziening en ICT
Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Een van de speerpunten is een goede informatievoorziening en een goede informatiestructuur waardoor gemeenten de dienstverlening aan inwoners en bedrijven kunnen optimaliseren. De overheid digitaliseert steeds verder. Belangrijke aspecten hierbij zijn: digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers, digitale duurzaamheid, digitale veiligheid en privacy. In 2020 is een Informatiebeleidsplan door de raad vastgesteld. In 2024 evalueren en actualiseren we dit plan. De ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT zal ook de komende jaren doorgaan. Leidraad is dat de financiën in de pas blijven bij het gemiddelde in Nederland.

Informatiebeheer
Voor het verbeteren van het informatiebeheer zijn de komende jaren aanvullende middelen nodig. In overleg met onze toezichthouder op het archief, de Provincie, is hiertoe een plan van aanpak opgesteld. Om het informatiebeheer de komende jaren op orde te houden wordt een nieuwe applicatie aangeschaft en worden bestaande applicaties ingericht voor een goed archiefbeheer.

Inkoop
Het gemeentelijk inkoopbeleid wordt geactualiseerd. Bij de actualisatie van het inkoopbeleid worden de mogelijkheden die er zijn om lokale ondernemers zo veel mogelijk kansen te geven om deel te nemen aan het inkooptraject benut.

Communicatie
Inwoners zijn steeds meer betrokken bij de (uitvoering van de) taken van de overheid en hebben hier een mening over. Inwoners betrekken, informeren en verantwoording afleggen zijn hierbij belangrijke aspecten. Op alle beleidsvelden is de advisering en ondersteuning van communicatie onmisbaar. De komende raadsperiode stellen we een nieuw communicatiebeleidsplan op en formuleren centraal beleid voor burgerparticipatie. Initiatieven van inwoners, organisaties en bedrijven worden gewaardeerd en gestimuleerd, ook in het kader van de nieuwe omgevingswet.
Sociale media spelen een steeds grotere rol in de communicatie tussen en met onze inwoners. De komende jaren versterken we het beleid ten aanzien van sociale media en kijken we welke kansen dit biedt voor onze gemeente om de communicatie met inwoners en bedrijven verder te bevorderen en bijvoorbeeld ook om het imago van Urk te verbeteren.
De komende jaren wordt gewerkt aan het versterken van het imago van Urk We nemen citymarketing en -branding serieus en gaan het sterke verhaal van Urk vertellen, waarbij in het bijzonder aandacht is voor de economische en culturele eigenheid van Urk.

Juridische zaken
Inmiddels zijn de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) van kracht. De Woo is de vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Daarom kent deze wet de verplichting om uit eigen beweging bepaalde categorieën informatie openbaar te maken. Ook schrijft de wet maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. De Who verplicht gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Binnen onze organisatie wordt gewerkt aan de implementatie van de nieuwe wetgeving. Daarnaast wordt ook de komende jaren verder gewerkt aan de steeds voortschrijdende wettelijke verplichtingen op het gebied van privacy.